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Versionen von Dokumenten vergleichen

14. Februar 2008 • Kategorie: Dokumentbibliothek, Office • Kommentare: 0

Kann man verschiedene Dokumentversionen in Sharepoint vergleichen? Ja. In Dokumentbibliotheken mit eingeschalteter Versionskontrolle kann man mit Word 2007 die Unterschiede verschiedener Versionen ganz einfach vergleichen.

  1. Dokument in Word 2007 öffnen
  2. Auf den Ribbon „Ãœberprüfen“ wechseln
  3. Pulldown „Vergleichen“ anklicken
  4. Vergleichsart wählen

Es gehen die verschiedenen Versionen in separaten Fenstern auf sowie eine Ãœbersichtsansicht. Ganz nette Funktion.

Eintragsgrenze Document Information Panel Lookup-Felder

21. Mai 2007 • Kategorie: Bugs, DIP, Dokumentbibliothek, In der Praxis • Kommentare: 0

In Office 2007 Clients wie Word 2007 tauchen, wie schon beschrieben, erst mal nur 100 Einträge in den Lookup-Pulldowns auf. Das lässt sich leicht beheben, auch wenn ich es weiterhin als SharePoint-Bug einstufe.

Das Problem liegt darin, dass in der „Alle Einträge“-Ansicht (oder allenfalls gilt nicht eher „Standardansicht“) der Zielliste des Lookup-Felds unter „Eintragsgrenze“ der Wert 100 per Default angegeben ist. Im Normalfall bewirkt dies, dass pro Seite 100 Elemente angezeigt werden. Es ist auch „Elemente in Gruppen der angegebenen Grösse anzeigen“ vorgewählt. Nur, in Word 2007 gibt es keine Blätterfunktion in dem Pulldown – es werden aber nicht mehr als 100 Einträge angezeigt. Abhilfe schafft hier ein simples Erhöhen der Eintragsgrenze von 100 auf 1000.

Eintragsgrenze DIP Word

Man kann aber nicht beides haben, also eine blätterbare Ansicht in SharePoint und alle Einträge in den Word 1007 DIPs. Mit mehreren Ansichten kann man das aber wohl auch halbwegs umgehen. „Halbwegs“ weil die Standardansicht nicht blätterbar sein darf.

Dokument einchecken unmöglich

09. Mai 2007 • Kategorie: DIP, Dokumentbibliothek, Office • Kommentare: 0

Man stelle sich folgende Situation vor: man hat eine Dokumentbibliothek und will die darin enthaltenen Dokumente nach Kunden gruppiert anzeigen. Dazu erstellt man eine zusätzliche Lookup-Spalte in der Bibliothek, die Daten aus der Kundenliste nachschlägt. Diese Spalte muss als erforderliches Feld deklariert werden, weil sonst ein Dokument ohne Kundenzuweisung im Nirwana landen wird (wir gruppieren ja nach Kunden). In unserem Beispiel gehen wir davon aus, dass in der Kundenliste 740 Kunden enthalten sind. Durchaus ein realistisches Szenario.

Folgendes Problem bereitet dann Kopfschmerzen: das Pulldown im Document Information Panel in Word 2007 zeigt wie bereits erwähnt nur die ersten 100 Kunden an, ist aber ein erforderliches Feld. In den meisten Fällen findet man den betreffenden Kunden nicht unter den ersten 100. Was passiert dann? Entweder wählt man einen falschen Kunden oder keinen Kunden. Wählt man aber keinen Kunden, kann man das File nicht einchecken, es bleibt also blockiert. Wählt man den falschen Kunden beginnt das Chaos. Speichert man und schliesst das File in Word ohne einzuchecken, wird das Dokument blockiert. Auch mit dem gleichen User kann man keine Änderungen in SharePoint vornehmen, da SharePoint meint, es sei noch offen in Word. Was tun?

Die einzige Lösung, die mir einfällt ist: Dummykunde „AAAAAA“ eröffnen, der im Pulldown erscheint. Dokumente in Word Clients bei der Neuerstellung und bei jeder Änderung(!) diesem Kunden zuweisen. Dann zwingend nach jedem(!) Einchecken in der SharePoint Benutzeroberfläche das Dokument den richtigen Kunden zuweisen.

Und das sollen die Mitarbeiter akzeptieren? Hat jemand eine andere Idee – es muss doch eine Lösung geben, oder?