Müsste es nicht Stati heissen? Egal.
Mit dem Workflow “Drei Status” können Elemente in einer Liste verfolgt werden, sagt die Beschreibung des Workflows. Sehr viel sagt diese Beschreibung nicht aus - wir schauen uns das näher an und notieren hier einfach die Erkenntnisse fortlaufend.
Wir haben eine kleine Testliste, die schon vorhanden war und versuchen darauf, diesen Workflow einzurichten.
Workflow hinzufügen
Im ersten Screen wähle ich “Drei Status” und gebe einen Namen ein. Weiter.
Workflow mit drei Status anpassen
Am Anfang muss ich hier ein Auswahlfeld auswählen. Kann ich aber nicht, weil in unserer Testliste keines vorhanden ist. Die Meldung dazu ist:
Für die Liste oder den Inhaltstyp ist mindestens ein Einzelwertauswahlfeld mit drei oder mehr Auswahlmöglichkeiten erforderlich.
Ich kann also auch nicht “OK” klicken, um den Workflow zu speichern. Also muss ich raus und erst mal ein Auswahlfeld in der Tabelle erstellen gehen. Gesagt, getan. Nach dem Erstellen eines solchen Auswahlfelds mit 3 Stati kann ich das Feld wählen und den “ursprünglichen Zustand”, den “zwischenzeitlichen Zustand” und den “Endzustand” angeben.
Im nächsten Abschnitt kann definiert werden, was passieren soll, wenn der Workflow initiiert wird. Ich kann Details zu der zu erstellenden Aufgaben angeben. Zudem auch Details zur E-Mail-Nachricht, die versandt werden soll.
Im letzen Abschnitt wird angegeben, was passieren soll, wenn der Workflow in den zwischenzeitlichen Zustand wechselt. Die Einstellmöglichkeiten (Aufgabe und E-Mail) sind identisch, wie oben beschrieben.
Komischerweise kann ich bei den EInstellungen für das E-Mail nur eine fixe E-Mail-Adresse angeben. Nicht wie bei der Aufgabe, wo man ein Personenfeld wählen kann für “Aufgabe zuweisen an:”.
Testen
Nach diesen Einstellungen ist die Konfiguration des Wrokflows schon fertig und wir können es testen. Ich erstelle also ein neues Listenelement mit “Status 1″ und starte darauf den Workflow. Der Workflowstatus ist jetzt auf “In Bearbeitung” und es wurde eine Aufgabe erstellt (”Workflow initiiert: [Elementname]“). Die Aufgabe enthält einfach die Default-Texte und einen Link zum Element - diese Angaben hätte ich bei der Konfiguration anpassen können. Gehe ich nun in die Eigenschaften des Listen-Elements (via Link in der Aufgabe) und ändere den Status in “Status 2″, so wird eine neue, praktisch identische Aufgabe “Prüfaufgabe [Elementname]” erstellt. Ändere ich nun den Status des Listen-Elements in den endgültigen “Status 3″, so wird der Workflow abgeschlossen. Die Aufgaben sind nun auch als “abgeschlossen” markiert.
Praxis
Jetzt müsste man nur noch etwas realistischere Szenarien ausdenken. Hat jemand schon solche “Drei Status” Workflows im Einsatz? Beispiele?